Vecteur de performance pour les entreprises, la formation professionnelle est un sujet clé des Ressources Humaines, qui pèse plus de 32 milliards d’euros[1] en France. Face aux différentes évolutions du marché, les RH se doivent d’être proactifs en proposant des formations et des outils d’apprentissage à la hauteur des besoins de l’entreprise et des attentes de leurs collaborateurs. Au-delà de la réflexion amont sur la construction du plan de formation, les entreprises réfléchissent aujourd’hui de plus en plus à la manière d’optimiser la réalisation des formations en diminuant les temps de déplacement et les coûts de la formation (coût pédagogique, frais de déplacement, d’hébergement…), en améliorant le suivi de l’apprentissage des collaborateurs et en intégrant la digitalisation dans la formation (concept innovant, animation interactive, numérisation des supports). Optimiser, améliorer et innover pour les professionnels RH mais aussi pour les collaborateurs. En somme un concept win-win.
Aujourd’hui, le défi des Responsables formation est de mettre à disposition une offre de formation aux collaborateurs avec davantage de flexibilité dans une logique d’aller-retour permanent d’informations entre les collaborateurs et les professionnels RH. Modernité, simplification, et coordination deviennent alors des enjeux clés pour la fonction.
Les révolutions technologiques ont modifié la donne du marché de la formation professionnelle. Les entreprises peuvent dorénavant combiner des processus de formation diverses et variées (présentiel, e-learning, blending learning, rapid learning, MOOC). Elles ont un panel de choix et plusieurs d’entre elles font le pari de se positionner sur des tendances de fonds comme le e-learning et la formation digitalisée en appui du présentiel. Le e-learning, star des podiums s’impose et se développe. Aujourd’hui 75% des entreprises ont déjà testé au moins une fois le e-learning[2]. La MODERNITE pour capter les collaborateurs.
Pour accompagner ces changements, les entreprises passent majoritairement par des plateformes d’apprentissage entièrement ou en partie en ligne. Parmi les différentes plateformes existantes, le LMS, Learning Management System, est la technologie la plus plébiscitée sur le marché. Ce logiciel applicatif ou web, également appelé centre de formation virtuel, plate-forme e-learning ou FOAD (Formations Ouvertes et à Distance), accompagne toutes personnes impliquées dans un processus d’apprentissage dans sa gestion de parcours pédagogiques. Les services offerts incluent généralement un contrôle d’accès, des outils de communication (synchrones et/ou asynchrones) et l’administration des groupes d’utilisateurs. Le choix des entreprises étant poussé particulièrement par des exigences de simplicité et de facilité d’accès, doublé d’un besoin de gestion harmonisée de différentes interfaces, le LMS offre plusieurs avantages indéniables comme l’hébergement du contenu pédagogique multimédia, le contrôle des accès aux ressources, et peut même proposer un ensemble d’offres de formation. Il permet aussi de piloter les activités pédagogiques, les ressources dédiées à la formation (gestion des formateurs, des moyens logistiques et techniques), et la gestion administrative des documents associés à la formation (exemple : attestation de formation). Aujourd’hui, plusieurs solutions permettent de recueillir de façon simplifiée les besoins et souhaits de formations, d’automatiser les tâches administratifs (fini les tâches rébarbatifs de validation, inscription, envoi de convocation et de questionnaires !) tout cela en suivant au plus près son budget. Nous parlions bien de SIMPLIFICATION.
Le LMS permet aux professionnels de créer, organiser, mettre à jour et produire du contenu rapidement exploitable. Les collaborateurs bénéficient des formations en ligne et des documents associés à la demande ; les RH disposent immédiatement de l’ensemble des informations concernant leur utilisation. Pour assurer la disponibilité des collaborateurs et leur investissement dans ces formations, mails, échanges informels et pigeons voyageurs ont laissé la place à des formes automatisées où bien évidement le collaborateur se veut être l’acteur majeur du dispositif. La COORDINATION permet de gagner en efficacité.
Et le SIRH dans tout ça ? Une des problématiques centrale liée au développement multiple de solutions LMS reste bien évidemment leur intégration au sein des SIRH d’entreprises. Dans nombre d’entreprises, des SIRH sont déjà implémentés, nouvellement mis en place, ou en cours de refonte, ce qui amène les professionnels des Ressources Humaines à penser ou repenser la place de ces solutions dans leur écosystème. Faire le choix de la modernité, c’est bien, mais l’intégrer au mieux dans l’existant, c’est mieux. Une réflexion doit être menée à ce sujet afin d’aborder entre autres des problématiques majeures de reprise de données, de périmètre fonctionnel des solutions choisies, de gestion d’interface …Tant de sujets qui nécessitent d’avoir une vision claire des enjeux stratégiques de la gestion de la formation, d’avoir de l’engagement des parties prenantes (la Direction des Ressources Humaines, managers, collaborateurs) et d’avoir un plan de formation bien coordonné. Le prochain pas à franchir sera donc l’AUTOMATISATION, pour une alimentation du logiciel de formation certes, mais pourquoi pas des logiciels RH (paie, congés, entretien annuel…) en général.
Auteur : Housnate Mmadi, Business Analyst
[1] Annexe au projet de loi de finances pour 2015 sur la Formation Professionnelle, réalisé par la Fédération de la Formation Professionnelle (FFP) : http://www.ffp.org/ressources/jaune2015_formation_professionnelle.pdf
[2] Etude réalisée par E-DECEO sur « Les chiffres clés du digital learning » : http://www.e-doceo.net/telechargement/livre_blanc_chiffre_cles.pdf
