1er janvier 2017 : Le bulletin de paie électronique pour tous

Dès le 1er janvier 2017, en application de la loi El Khomri, les entreprises pourront généraliser le bulletin de paie dématérialisé, sans accord préalable des collaborateurs : pour quels bénéfices et sous quelles conditions ?

 Quels sont les changements pour les employeurs ?

Avec la Loi Travail, l’employeur pourra dès le 1er janvier 2017 prendre la décision unilatérale de mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie. Une fois la décision prise, la dématérialisation devient le droit commun. Elle s’appliquera à l’ensemble des salariés sauf opposition formelle du salarié.

En cas de refus le salarié continue à recevoir son bulletin sous format papier.

Quelles conditions et quelles limites pour généraliser la dématérialisation du bulletin de paie ?

Les employeurs souhaitant mettre en place la dématérialisation doivent répondre aux garanties de respect de confidentialité, d’intégrité et de conservation des données.

La Loi Travail prévoit l’intégration d’un coffre-fort numérique au Compte Personnel d’Activité (CPA). Ce coffre-fort sera disponible au même moment que le CPA en janvier 2017. Le salarié disposera ainsi « d’un emplacement unique pour conserver l’ensemble des bulletins de paie émis par ses employeurs successifs » (1).

Le CPA est un portail d’accès au coffre-fort numérique, ce dernier est géré par des prestataires qui assurent le lien entre le portail du CPA et le coffre-fort électronique : la responsabilité de l’employeur est de mettre en place l’accès sécurisé à ses employés.

 « L’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et, la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité » (art. 54)

Il existe sur le marché des offres commerciales de coffre-fort électroniques, gratuites ou payantes, ainsi qu’un label permettant de distinguer les prestataires de confiance (2).

Quels bénéfices pour l’employeur ?

  1. Un coût unitaire du bulletin de paie réduit de 50 à 75%

La dématérialisation réduit fortement le coût unitaire du bulletin de paie, en supprimant les dépenses d’impression, de mise sous pli, et d’affranchissement : « Les économies peuvent atteindre 10 à 32 centimes par bulletin de paie. En effet, le coût de diffusion dématérialisé atteint 10 centimes par bulletin, alors de la diffusion papier (hors affranchissement) atteint 20 centimes et 42 centimes avec affranchissement. ». (3)

  1. Un gain de temps pour les équipes Paie

L’archivage obligatoire des documents est simplifié et optimisé avec l’archivage en ligne, ce qui amène à limiter les espaces de stockage physique tout en rendant les documents plus accessible.

Un projet de mise en place de la dématérialisation passe généralement par la remise à plat des processus métiers. L’optimisation et l’automatisation de certains processus permettront de libérer les services des Ressources humaines de tâches chronophages à faible valeur ajoutée.

Du point de vue de l’employé, l’accès immédiat à l’ensemble des documents se fait en toute autonomie et de façon sécurisée.

  1. Un impact environnemental maîtrisé

En limitant l’utilisation de papier, l’entreprise limite l’impact environnemental de son activité, ce qui peut en faire un projet mobilisateur pour les collaborateurs.

 

Nous vous proposons de découvrir une série d’articles sur le sujet en cliquant ci-dessous :

 

(1)  (3) : Etude d’impact – projet de loi, 24 mars 2016

Disponible sur : http://www.assemblee-nationale.fr/14/pdf/projets/pl3600-ei.pdf

(2) Délibération n° 2014-017 du 23 janvier 2014 portant adoption d’un référentiel pour la délivrance de labels en matière de services de coffre-fort numérique (lien)

 

Auteur: Housnate Mmadi, Consultante

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