Dématérialisation : quels enjeux pour la fonction RH ?

« Si le changement va plus vite en dehors de l’entreprise qu’au sein de l’entreprise, la fin est proche » assurait Jack Welch, ancien PDG de General Electric. Amorcer sa transformation digitale représente aujourd’hui un véritable levier pour les entreprises pour être compétitives et améliorer leur marque Employeur. Pour la fonction RH, les bénéfices sont notables. La simplification et la dématérialisation des actes RH représentent une réponse aux enjeux de la transformation digitale et tous les pans de la fonction RH sont concernés par ce virage technologique : le Recrutement, la Formation, la Paie, la Gestion des temps, etc.

Tout d’abord, il est important de distinguer deux types de dématérialisation : la dématérialisation des documents RH au sens numérisation et archivage des documents, et la dématérialisation des processus RH dans une solution SIRH.

La multiplicité des projets de dématérialisation au sein des entreprises reflète bien les profondes mutations de la fonction RH qui est passée d’une fonction purement administrative à une fonction plus stratégique à la recherche de leviers de performance. Pour les acteurs RH, les opportunités sont nombreuses : une information centralisée et des échanges facilités, une optimisation et efficacité dans les actes RH pour se concentrer sur des tâches moins chronophages et à plus grande valeur ajoutée. L’exemple très concret de la dématérialisation du bulletin paie, issu de la loi du 12 mai 2009, met en exergue les bénéfices tangibles de ce type de projets malgré sa complexité de mise en œuvre.

Sur les aspects financiers, le gain de temps mesurable permet d’augmenter la productivité et par conséquent optimiser les coûts. D’un point de vue technique, on note une meilleure traçabilité et historisation des données et enfin, tendre au maximum vers le « zéro papier » n’est pas sans conséquence sur le plan écologique qu’il est aussi important de souligner.

Néanmoins, les pré-requis à prendre en compte doivent être pris en considération pour réussir ses projets de dématérialisation quel que soit le domaine RH concerné :

– Pour installer une culture digitale et réussir son projet de dématérialisation, celui-ci doit être porté, soutenu et sponsorisé au plus haut niveau de l’entreprise à travers le lancement d’actions de communications ciblées à toutes les parties prenantes du projet.

– La conduite du changement ne doit, par ailleurs, pas être sous-estimée. En effet, la dématérialisation induit des changements organisationnels importants et peut bouleverser profondément les méthodes de travail et les responsabilités des acteurs. Par exemple, contrairement ce que l’on pourrait imaginer, de nombreuses entreprises utilisent encore, à ce jour, un formulaire papier pour effectuer une demande d’absence avec les inconvénients que cela implique. Effectuer une demande d’absences via un portail Collaborateur avec la mise en place d’un workflow de validation par le manager marque une rupture pour le salarié, qui devient acteur du processus, le manager et le gestionnaire RH. Ainsi, anticiper en amont les actions d’accompagnement destinées aux différents acteurs permettra de mettre en place rapidement des actions correctives et limiter au maximum les résistances.

– De plus, avant de se lancer dans un tel projet, il est primordial de faire un état des lieux des processus RH existants, identifier les gains induits par la mise en place de la dématérialisation et travailler en amont sur la cartographie des processus cibles.

– Enfin, dans un contexte de dématérialisation de documents RH, les problématiques juridiques et légales notamment sur la sécurisation et l’historisation des documents doivent être étudiées. Cela ouvre également la voie vers des débats et des réflexions très actuelles autour du coffre-fort numérique et de la signature électronique.

 

Auteur : Senda DARGHOUTH, Consultante senior

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