L’avenir de la relation employeur/employé : le portail salarié

L’avenir de la relation employeur/employé : le portail salarié

La qualité de la relation entre un employeur et ses salariés est clé : des salariés satisfaits de la relation avec leur employeur sont des employés plus engagés, fiabilisés, et qui promeuvent une image positive de l’employeur, en interne comme en externe. A l’heure des réseaux sociaux et de la circulation des informations en un temps record, il est primordial qu’une entreprise s’assure d’avoir des salariés a minima satisfaits de la relation avec leur employeur, et qui communiquent positivement sur le sujet. La première étape, pour garantir cette satisfaction, est le portail salarié.

Comment se traduisent les bénéfices du portail salarié ?

Le portail salarié est avant tout un espace de self-service : il procure un accès simplifié à diverses informations ou formulaires à destination des salariés. Souvent, ces derniers peuvent modifier eux-mêmes leurs informations personnelles, stocker des pièces justificatives, éditer un justificatif, faire une demande d’information via un formulaire en ligne, etc…

De fait, les salariés et les RH bénéficient d’un gain de temps considérable en évitant les multiples échanges par mail entre eux et les recherches du bon formulaire ou de l’information souhaitée.

Pour l’employeur, le portail salarié permet une sécurisation des processus de validation avec des workflows automatiques et des notifications qui sont poussées à l’interlocuteur qui en est réellement le destinataire. Un gain de temps s’opère puisque la population cible est directement notifiée sans passer par des intermédiaires ou une adresse mail générique. Et, les workflows étant automatiques, l’entreprise fait l’impasse sur de potentielles erreurs humaines d’inattention, ou d’oubli de relance.

De plus, le portail salarié répond au besoin de personnalisation de la relation employeur/employé : grâce aux dernières technologies disponibles, le salarié peut choisir ses préférences d’interface : couleur, organisation des pavés d’informations… Les fonctionnalités, informations ou différents accès possibles lui sont propres en fonction de paramètres préalablement définis. Ainsi, l’entreprise offre à chaque salarié son interface utilisateur dédiée comme s’il était sur un réseau social.

Par ailleurs, le portail salarié permet un accès unique vers les autres applications SIRH déjà préexistantes. On peut y trouver entre autres la gestion des congés et absences, la gestion des notes de frais, la formation (e-learning) en plus du dossier salarié.

Enfin, le portail salarié profite totalement des nouvelles possibilités offertes par le Web 2.0 en permettant les mêmes fonctionnalités, quel que soit le lieu et le support utilisé. On parle de se connecter en mode ATAWAD (Any Time, Anywhere, Any Device), grâce notamment à une bonne sécurisation des accès utilisateurs sur tous les types de supports digitaux utilisés.

En synthèse, le portail salarié équivaut à simplifier la gestion des ressources humaines pour se concentrer sur l’aspect stratégique de l’entreprise. Les managers et les salariés, quant à eux, sont libérés des tâches administratives pour se concentrer sur celles à plus forte valeur ajoutée. Par conséquent, la relation employeur/employé s’améliore avec un niveau de service répondant aux attentes des salariés et des RH.

 

La bonne posture à adopter pour choisir une solution : être « employee-centric » 

Si aujourd’hui les éditeurs et solutions du marché répondent aux besoins avec de nombreuses fonctionnalités disponibles, il faut toutefois privilégier la vision des salariés lors du choix d’un outil. Il est indispensable de tenir compte de leur perception et de leur niveau de maturité digitale. De nos jours, ce sont les salariés qui poussent l’innovation dans les entreprises. Selon une étude MARKESS France 2016-2018, offrir des services RH innovants aux salariés est vu comme un véritable challenge par 69% des décideurs RH et SIRH. Quoi de mieux que d’adopter le point de vue des salariés pour répondre à ce défi.

Etre « employee-centric » c’est rechercher une prise en mains rapide de l’outil et son utilisation régulière. Pour y arriver, 3 points sont importants :

  1. Se baser sur l’expérience utilisateur (UX) qui correspond et s’inspire des usages digitaux du quotidien des salariés. Ce sont les salariés qui engendrent et promeuvent le digital dans l’entreprise, en se basant sur leurs expériences quotidiennes du digital.
  2. Privilégier la solution qui garantira la plus grande collaboration et la meilleure augmentation des échanges entre les salariés. Le portail salarié doit être un lieu de partage des meilleures pratiques, d’informations, de communications, et devenir un véritable réseau social.
  3. Lors des ateliers de modélisation et de conception de la solution, l’entreprise doit impliquer toutes les parties prenantes afin que l’outil réponde aux besoins de tous : salariés, managers, RH, direction. On pourra utiliser le Design Thinking (« méthode de conception utilisée par les designers pour résoudre les problématiques d’innovation par une approche multidisciplinaire centrée sur l’humain » selon l’article intitulé Hommes de Management & Management des hommes issu de la Revue Management & Avenir) pour aider à la modélisation des processus et la conception de la solution.

Au travers de son offre de digitalisation des processus RH, sa connaissance des solutions existantes du marché et en étant « employee-centric », Wavestone se propose de vous accompagner dans l’aide au choix d’un portail RH et dans le design d’une solution qui réponde à vos objectifs d’efficacité et aux attentes de vos salariés.

Pour toute demande d’informations, merci de contacter :

Maylïs Gutton

Senior consultante Practice People & Change, Wavestone

Courriel : maylis.gutton@wavestone.com

 

 

Louis Clogenson

Consultant Practice People & Change, Wavestone

Courriel : louis.clogenson@wavestone.com

 

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