Sécuriser l’achat de son projet SI(RH)

Comment recruter un candidat qui ne recherche pas d’emploi ?

Vous avez lancé un projet SIRH d’envergure. Le cahier des charges est produit, les propositions des candidats réceptionnées, les auditions démarrées.

Vous avez votre champion.

Mais avez-vous réellement sécurisé votre projet ?

Vous êtes (encore) en position de force, profitez en.

Petit tour des points de vérification…

Se mettre d’accord sur le contenu

C’est la base !

Avez-vous convenu précisément du contenu fonctionnel et du périmètre organisationnel, mais également du contenu des prestations attendues ?

Et quid des prestations d’exploitation et niveaux de service si on dépasse le strict projet d’implémentation : veille conventionnelle, mise sous pli, correction en 2h ou en 4h, disponibilité à 95% ou 99% ?

Tout cela doit être précisé au cahier des charges, ou à défaut, discuté dans les phases d’audition…

Définir les clés de paiement…

Dans le cadre d’un forfait, la facturation doit s’effectuer au livrable, et non au temps passé. On évite donc le calendrier de paiement progressif, et on s’appuie sur le passage des jalons clés du projet.

… et les conditions de déclenchement associées

5 à 6 jalons clés  sont en général associés aux clés de paiement. Il convient dès lors d’être très précis sur ce qui définit un passage de jalon : niveau de qualité des livraisons, exhaustivité des livraisons, levées des réserves précédentes,… C’est la garantie d’une maîtrise qualitative du projet.

Mais d’autres aspects doivent être pris en compte :

–          S’assurer d’une présence physique sur site minimum

–          Cadrer les unités d’œuvre de facturation des add-on projet ou de la phase d’exploitation, pour éviter de se retrouver à payer 0,5 jour pour changer un libellé de poste

–          Prévoir les conditions de sortie, totale ou partielle, et les principes de réversibilité associées

–          Prévoir des pénalités SARI (Simples, Automatiques, Réalistes, Incitatives), et en phase avec le niveau de responsabilité supporté par ailleurs

D’où l’importance de bien se faire accompagner sur cette phase, soit par le service achat interne, soit par une assistance externe.

Auteur : Julien Escande, Manager, RH – Management

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