Workplace Strategy – Quelle approche : l’espace, l’immobilier ou la stratégie ? Une affaire de space-planner, de broker ou de conseil ?

Quel choix crucial pour vous utilisateurs au moment de choisir l’expert à vos côtés pour vous accompagner dans la transformation de vos environnements de travail ? Qui retenir à l’issue des réponses à votre appel d’offres et aux différentes soutenances ? Un aménageur d’espaces reconnu pour son savoir-faire en space planning et sa valeur ajoutée en production de plans et pièces graphiques ? Un conseil immobilier pour sa connaissance des biens sur le marché de la location et de la vente et sa capacité à vous accompagner pour la signature de votre futur bail et éventuellement à négocier au mieux votre sortie de bail ? Un acteur du conseil en accompagnement au changement pour sa capacité à vous challenger, à maîtriser les mécanismes de la gestion de projet avec de forts enjeux humains et tous les risques inhérents ?

Voici quelques éléments pour vous aider dans votre prise de décision quant à l’expertise à privilégier à vos côtés.

Workplace Strategy, de quoi parle-t-on ?

Cet anglicisme qui a le vent en poupe depuis quelques années englobe schématiquement tout ce qui touche de près ou de loin à la transformation des environnements de travail. Il y a quelques années on parlait plus volontiers de « programmation », de « charte d’aménagement », de « plans d’implantations détaillés des espaces », … Ces expertises étaient grosso modo l’apanage des aménageurs ou space-planner qui se positionnaient comme « conseil utilisateurs » indépendants pour proposer des solutions spatiales à leurs clients. L’accompagnement se faisait bien souvent post-signature de bail et consistait en quelques entretiens avec le top management pour aboutir à des plans respectant les désirs de proximités entre les différentes directions, la décomposition des typologies de bureaux plus ou moins grands plus ou moins individuels selon le grade hiérarchique et des salles de réunions formelles.

Puis le marché immobilier s’est tendu, les enjeux et les impacts financiers en lien avec les projets de déménagements ont pris une part importante dans l’équation de départ et les brokers sont entrés dans la danse en diversifiant leur approche et savoir-faire. Il ne faut pas pour autant oublier de passer par la phase « faisabilité » avant de signer un bail. Pour qu’un déménagement de siège se déroule dans les meilleures conditions, plusieurs rouages se révèlent essentiels.

Il faut par exemple vérifier que l’immeuble proposé est assez grand pour accueillir l’ensemble des postes de travail.

Le dialogue avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP) est primordial avant de signer ledit bail, il est donc important de constituer le dossier de présentation des immeubles short-listés et expliquer les raisons de préférer un bâtiment plutôt qu’un autre.

Il est aussi nécessaire de rassurer à la fois le top management que son déménagement se fera avec le moins de remous possibles, et les collaborateurs en les associant à quelques étapes du projet. Ces étapes peuvent par exemple concerner le choix du nom des salles de réunions et du mobilier, mais aussi le design de quelques espaces communs comme la cafétéria et les espaces de convivialité.

Puis de nouveaux items sont apparus : le bien-être voire le bonheur au travail, la naissance des « Happiness Managers », la montée en puissance de la génération Y, l’émergence de la Z pour lesquelles les codes usuels de l’entreprise sont à réinventer en lorgnant du côté des starts-ups de la Silicon Valley, les nouvelles technologies de plus en plus digitales… Déménager c’est aussi devenu l’occasion pour l’entreprise de faire montre de sa créativité et de son innovation, d’attirer de nouveaux talents, de retenir les key people, de faire vivre une expérience à ses collaborateurs par l’aménagement de locaux qui doivent être personnalisés mais aussi flexibles, de permettre l’échange, l’interaction et l’émulation…

Le Workplace Strategy est donc né, et aujourd’hui, plus aucun projet de déménagement d’entreprise ne se fait sans ce volet. Il est donc légitime de se demander qui choisir, et pour quel résultat.

Workplace Strategy, faire preuve de bon sens

Il y a l’espace que l’on occupe et la façon dont on l’habite.

Et si l’approche pertinente était d’appréhender votre déménagement comme un chercheur en sciences humaines et sociales appréhende son sujet d’études.

1/ Trouver la bonne problématique

Se poser les bonnes questions pour trouver le bon angle d’approche de votre déménagement. Est-ce une approche budgétaire avec un fort aspect de réduction des surfaces et d’économies associées ? Est-ce une volonté de raconter une histoire, de montrer son expertise, sa bonne santé économique grâce à un immeuble « totem » qui va marquer les esprits notamment auprès de la concurrence et des potentielles futures recrues ? Est-ce une nécessité d’apporter plus de bien-être et de confort à ses collaborateurs après une histoire un peu mouvementée comme une cessation d’activités, un changement de direction, un rachat ? Ou un déménagement dans un environnement urbain en devenir ?

2/ Faire l’expérience du terrain

C’est l’étape essentielle pour appréhender son sujet d’étude. Comprendre les temporalités et les usages de chacun afin de permettre à chaque collaborateur de s’approprier in fine son futur espace de travail. Comme François Ascher le décrivait, il convient de favoriser la situation de l’individu qui aime être ≪ seul au milieu des autres ≫. ≪ Le paradoxe de l’individualisme contemporain conduit […]les adultes à rêver d’une vie qui cumule, […] des moments de solitude et des moments de communauté, d’une vie qui autorise à être ensemble tout en permettant d’être seul, si [l’individu] le veut. ≫. L’entreprise est ainsi considérée comme ville « miniature » avec ses quartiers, ses flux, ses habitants, son histoire, sa géographie, ses cultures, son architecture…

3/ Constituer la bonne équipe

Le chercheur se pose la question de la bibliographie à lire et à constituer pour asseoir son expertise, l’utilisateur en passe de déménager se pose la question de la typologie d’experts à plébisciter pour accompagner la transformation de son environnement de travail. Comment choisir face à ces offres pléthoriques de proposition d’accompagnement intégré depuis la recherche de nouveaux locaux à l’emménagement ? A chacun son expertise, trouver de nouveaux locaux ou aider à la signature d’un bail n’est pas la même chose que définir un concept d’aménagement ; dessiner les espaces n’est pas la même chose qu’accompagner le changement. Accompagner le changement dans le cadre d’un déménagement, c’est redonner à chaque collaborateur sa place dans le projet, apporter du contenu pour donner du sens aux évolutions à venir au-delà de la présentation du futur bâtiment et/ou des avantages que procure l’open space en termes de synergie.

Faire appel à différentes expertises et notamment un conseil en Accompagnement Humain vous permettra aussi de sécuriser votre projet et de ne pas survaloriser une phase par rapport aux autres. Pour vous, utilisateurs, c’est un gage de réussite de ne pas tout miser sur la signature de bail ou sur la validation des plans d’aménagement. Accompagner un projet va plus loin que le jour de l’emménagement, c’est être en mesure de raconter une histoire et de donner du sens à la vôtre.

Auteur : Aurélie Hubert

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