Gestion de la connaissance, partage de connaissances, capitalisation … tant d’expressions pour désigner un même principe : centraliser efficacement le savoir et le savoir-faire de ceux qui font l’entreprise et leur permettre de les échanger et de les faire croître. Mais combien de ces initiatives peuvent se targuer d’avoir atteint leur objectif dans la durée ?

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Un constat passéiste

Dans de trop nombreuses sociétés, le partage d’informations se fait encore par un courriel ou un appel au sachant, et finit par une explication autour d’une table de réunion ou d’un café. Malgré le fossé technologique qui nous sépare des premiers homo sapiens, cela reste proche du sage qui expliquait aux jeunes chasseurs comment tuer un mammouth, le soir autour du feu – la fameuse tradition orale.

Ce phénomène vient du fait que les outils et moyens mis à disposition ne sont souvent pas adaptés aux besoins. La connaissance y est vue comme gravée dans le marbre, là où elle devrait y être en constante évolution, foisonnante, se croisant pour se multiplier, en bref presque vivante. Car la connaissance, ou plus précisément l’information, est « vivante ». Et la gérer correctement revient à la cultiver pour en récolter les fruits, un peu comme on ferait pousser des fraises.

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Interlude – le fraisier

Fraisier est le nom vernaculaire d’une famille de plantes herbacées, produisant des faux-fruits appelés fraise. Il se reproduit principalement par la production de bourgeons, appelés stolons, qui peuvent s’enraciner pour démarrer de nouveaux pieds, ou la pollinisation des fleurs entrainant la formation de fraises, mangées par des animaux qui participent à la dissémination des graines non digérées.

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Cultiver la connaissance, en récolter les fruits

Imaginons une entreprise qui décide d’améliorer le bien-être de ses employés en mettant à disposition des fraisiers, pour ajouter une touche verte et profiter des futures fraises. Nous partirons du postulat que, heureux hasard, personne n’est allergique au pollen ou aux fruits rouges.

Elle peut décider d’offrir une plante en pot à chaque bureau, charge à chacun de l’entretenir. Mais au bout de quelques mois, combien de plantes auront survécu ? Combien auront succombé privées de soleil, malmenées par une climatisation inadaptée, mal arrosées ou tout simplement délaissées ? Et parmi celles qui auront été cultivées avec passion aucune n’aura pu ni se reproduire, faute de place, ni donner des fraises, faute de pollen.

Elle peut décider de déposer un bac à l’entrée de chaque étage de chaque bâtiment avec plusieurs plantes, de la place pour les futures plantes et des instructions pour les entretenir correctement. Avec un peu de rigueur les plantes auront pu survivre, quelques nouveaux pieds auront pu se développer. Mais, là encore, point de fraise, sauf à espérer que quelqu’un ait eu l’idée de faire lui-même une pollinisation.

Enfin, elle peut décider de prendre un peu de place sur la pelouse s’étendant entre les bâtiments pour y créer une serre où seront entreposés quelques dizaines de pieds. Le cout est bien sûr plus élevé mais l’environnement est idéal. L’initiative arrive à faire quelques émules parmi les jardiniers en herbe qui se portent volontaires pour entretenir la serre sur leur temps de pause. L’installation d’une ruche près de la serre, favorisera la fécondation des fleurs – et même une petite production de miel, pour le plus grand plaisir de tous, même si quelques-uns se trouveront gênés par ces insectes bourdonnants. Il se trouvera même peut-être un botaniste amateur pour récupérer du pollen d’une autre variété rencontrée au détour d’un voyage et tenter des croisements. Au final, tous les fruits frais et sains ainsi produits pourront être cueillis et partagés par tous.

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Vous l’aurez sans doute compris, chaque situation décrite représente une étape dans la gestion de la connaissance.

Le pot est le niveau zéro, le document. La connaissance y est figée une fois écrite, entreposée sur le réseau de l’entreprise ou dans un outil de gestion documentaire. Il est rarement mis à jour et finit par être oublié lorsque son auteur change de service.

Le bac est le premier niveau. C’est le wiki ou gestionnaire de contenus mis en place pour – et parfois par – chaque équipe. L’information y est mise à jour plus ou moins régulièrement. De nouvelles connaissances y sont parfois ajoutées. Mais elles restent compartimentées et ne sont que rarement partagées au-delà du cercle initial.

La serre représente la véritable gestion de la connaissance. Centralisée, partagée, accessible à tous. Elle offre à l’information un milieu adapté à son développement, en se basant sur sa véritable nature, un ensemble de données ayant un sens et traitées comme telles sans intervention humaine, plutôt que son apparence, un ensemble de mots. Elle facilite le croisement, la corrélation. Même si le cout de sa mise en place est élevé, le retour sur investissement à moyen et long terme le compense.

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La gestion de la connaissance doit s’adapter à ce qu’elle gère, à savoir de l’information qui, prise dans son ensemble, est en constante mutation et ne cesse de s’interconnecter. Si ce prérequis est respecté, l’investissement initial consenti par l’entreprise sera compensé par un gain de temps pour tous ses chantiers et un maintien à long terme du savoir et du savoir-faire.

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Auteur : Gérôme LEFEVRE