Comment faire de la collaboration multisites un modèle qui fonctionne ?

Aujourd’hui, toutes les entreprises sont confrontées à la mobilité de leurs salariés et au recours éventuel au télétravail et cela quelles que soient la taille et l’activité de l’entreprise. De plus, depuis plusieurs années, nous voyons apparaître et se développer une nouvelle organisation du travail : le travail en multisites.

Cette nouvelle organisation comprend de nombreux avantages et intérêts mais amène également son lot de défis et de complexités. D’après le Ministère du Travail, en 2018, 61% des salariés français aspirent au télétravail alors qu’il n’est une réalité que pour 17% d’entre eux. Ce faible pourcentage pourrait heureusement connaître une forte augmentation à la suite de l’adoption des mesures exceptionnelles en réaction à la crise du Covid-19. Nous expérimentons ainsi le télétravail à grande échelle pour la première fois, ce qui met en lumière les bonnes pratiques à instaurer pour garder la même productivité qu’au travail sur site.  Néanmoins c’est un mode de travail qui présente également des limites, et les entreprises sont à la recherche d’outils ou de bonnes pratiques afin faire de la collaboration multisites, un modèle qui fonctionne.

 

Les avantages des organisations multisites et du management à distance

Les avantages de l’organisation multisites sont nombreux. Tout d’abord, cela permet de mieux servir l’usager final en ayant une plus grande proximité avec ce dernier grâce à une plus grande couverture géographique et temporelle.

Le management à distance permet également d’autonomiser les équipes et de les responsabiliser. En effet, il s’agit d’une preuve de confiance de la part du manager, cela procure un sentiment d’importance pour le collaborateur et développe sa motivation. Ainsi, il offre la possibilité pour les acteurs de l’équipe d’évoluer professionnellement sans nécessairement avoir le besoin d’une mobilité géographique pour monter en grade et en responsabilités. De plus, il permet pour certains collaborateurs de moins ressentir le poids de la hiérarchie qui peut exister dans certaines entreprises.

Enfin le management à distance tout comme le télétravail, engendrent des gains à la fois financiers mais aussi de temps notamment grâce à la réduction du coût et du temps des transports. Ce temps gagné pourra aussi être utilisé pour passer plus de temps avec la famille. L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle sera donc aussi meilleur.

 

Les facteurs de complexité et les risques des projets multisites et multi-acteurs

Les projets multisites et le management à distance comportent cependant comme tous types d’organisations, leurs lots de risques associés. De plus contrairement à l’organisation sur site unique où tous les risques peuvent être concentrés, ils sont ici dispersés et donc multipliés sur différents sites.

Un des premiers facteurs de complexité est l’augmentation et l’apparition de nouvelles normes réglementaires auxquelles les entreprises ne peuvent pas se soustraire. Ces normes peuvent être des normes de sécurité, de fabrication, de confidentialité de données, d’accessibilité aux sites… Il peut être difficile et complexe d’uniformiser une norme pour un ensemble de sites. En effet, chaque site possède des caractéristiques différentes (localisation, acteurs, réglementations lorsqu’on parle d’un projet international…) et il faut donc être en capacité de proposer parfois du « sur-mesure » sur chacun des sites. Par exemple, les normes en termes de respect du développement durable ou bien de les règles sanitaires agroalimentaires ne sont pas les mêmes suivants les pays et donc si l’entreprise est en multisites sur différents pays, elle devra se contraindre spécifiquement à chaque norme.

Un deuxième facteur complexe est le nombre de parties prenantes qui travaillent de manière cloisonnée. Il faut donc réussir à faire communiquer les acteurs, par le biais d’outils de communication afin d’optimiser les échanges et permettre une circulation des informations qui soient la plus rapide et la plus efficace possible. Un manque de dialogue peut entrainer des difficultés de compréhension sur des questions soulevées par le projet au sein des équipes.

Cette nécessité de communication et de partage des informations ne doit cependant pas se transformer en une « surcommunication » avec l’envoi et la réception incessant d’emails par exemple. Là encore il est nécessaire que les entreprises possèdent l’outillage adapté à leur mode de fonctionnement.

Dans le cadre du management à distance, un des risques est le manque ou bien inversement l’excès de contrôle sur ses équipes. Il faut s’assurer que le travail est effectué tout en étant vigilant à ne pas tomber dans le piège du « flicage » des collaborateurs. De plus, il sera plus difficile de développer une cohésion d’équipe car les collaborateurs passent moins de temps en équipe s’ils sont en télétravail.

Dans le but d’éviter et limiter ces risques, les collaborateurs Wavestone ont su faire remonter les bonnes pratiques et les bons outils à adopter pour la mise en place d’une organisation efficiente.

 

Comment faire de la collaboration multisites un modèle qui fonctionne ?

Comme nous avons pu le voir précédemment, faire collaborer plusieurs équipes localisées sur différents sites n’est pas chose aisée. Cependant, des outils et pratiques peuvent faciliter la collaboration.

Revisiter ses pratiques pour favoriser la collaboration multisite :

Le manque de réussite des projets multisites peut être causé par le manque de lien entre les différentes équipes. Cela peut se traduire par un manque de communication, une mauvaise compréhension ou des délais de réponse trop longs, par exemple.

La première bonne pratique est de réunir, idéalement tous les acteurs ou, a minima, des représentants de chaque équipe, régulièrement au cours du projet, afin de permettre à tous les acteurs de se connaître. Lors de ces moments de réunion, il peut être intéressant de prévoir des temps d’activité plus « ludiques » et de mélanger les équipes afin de maximiser les contacts. Plus ces temps seront réguliers au cours du projet, moins la distance se ressentira. Organiser ces temps à minima en début et fin de projet permet de bien définir les objectifs et les rôles et faire également une rétrospective pour partager sur les réussites et les axes d’amélioration. Ces instances peuvent être organisées sur différents sites pour permettre d’inverser les rôles organisateur/participants et donc mieux impliquer les équipes. Les bénéfices de ces instances sont indéniables mais ont néanmoins un coût qui peut s’avérer important selon la localisation des équipes, le nombre de participants ou bien la fréquence de celles-ci. Il est donc nécessaire de prendre en compte les éventuels frais associés à ces évènements lors de la phase d’avant-projet.

Avec la généralisation des projets agiles, nous pouvons voir de nouveaux rôles apparaître tels que les « Proxy-Product Owner ». L’instanciation de relais locaux a pour but de s’affranchir de la distance et d’avoir un représentant d’une équipe sur un autre site pour ainsi faciliter la communication et diminuer les risques liés à la séparation des équipes.

Dans le cas où une ou plusieurs des équipes seraient des prestataires, il est très important de garder la même méthodologie que s’ils étaient des internes et de favoriser la collaboration, l’esprit de force de proposition et de gommer la relation de subordination client/fournisseur. Il est néanmoins important d’inclure cette réflexion dès la négociation contractuelle en raisonnant en termes d’engagements liés à des objectifs communs, en se pilotant avec des lots, des « taux de done » (taux d’actions réalisées), des « taux d’acceptance » (volume livré/volume prévu) et des systèmes de bonus/malus, plutôt qu’en incitant juridiquement au respect des engagement avec des systèmes de pénalités uniquement.

Des outils pour rapprocher les équipes et favoriser la coopération :

Après avoir présenté quelques pratiques favorisant la collaboration multisites, il existe également des outils qui permettent de favoriser cette collaboration en recréant notamment des espaces de collaboration numériques.

Les outils les plus utilisés aujourd’hui sont les outils de visioconférence tels que Skype, Microsoft Teams ou encore Zoom. En effet, ces outils sont utilisés dans la majorité des secteurs et sont donc bien connus de la population. Dans le cas de projet agiles, certaines applications permettent de créer des espaces de travail numériques comme on pourrait les retrouver physiquement. Les salles Obeya, par exemple, servent à piloter des projets grâce à différents panneaux sur lesquels sont affichées des informations relatives aux objectifs et au planning par exemple. Habituellement, ces salles sont présentes physiquement dans les locaux de l’entreprise, mais une solution, appelée iObeya, permet de numériser cet espace de travail pour réaliser les réunions à distance.

Ensuite, afin de synchroniser les équipes, il est important de partager le même niveau d’information. Pour cela, il est recommandé de créer des espaces de partage et d’utiliser des solutions telles que Sharepoint, Confluence ou Slack. Ces applications permettent de stocker des documents en ligne et d’autoriser leur accès à différents collaborateurs afin de partager les mises à jour en direct. Dans le cas où un projet regrouperait des acteurs de plusieurs entreprises, il est néanmoins important de penser à l’accessibilité et la confidentialité des données en cas de partage de ces espaces de travail entre les différents acteurs.

Enfin, pour les projets agiles, pour lesquelles la proximité est très importante, il existe différentes solutions de planification en ligne, telles que Trello, JIRA ou encore Scrumworks, afin de répartir entre les différents acteurs les actions composants les sprints. Grâce à ces solutions largement utilisées même dans les projets localisés sur un seul site, il est possible de générer des indicateurs de suivi de projet très importants afin de se piloter au mieux.

Malgré les risques et la complexité dans la gestion d’équipes multisites, il est possible de tirer le maximum de la collaboration entre elles en adaptant ses pratiques et en utilisant les outils adaptés afin de créer une dynamique de groupe.

Bibliographie :

Article Les Echos : https://www.lesechos.fr/idees-debats/cercle/mobilite-tele-travail-entreprise-multi-sites-comment-maintenir-le-lien-social-136452

One2team : https://blog.one2team.com/actualites-innovation-projets/projets-multi-sites-comment-gerer-leur-complexite


——-Maxime Fretay Analyst
&
Maxime RametteAnalyst
Pour en savoir plus, vous pouvez contacter :
Jane MAZZOCATO Manager
jane.mazzocato@wavestone.com

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